Cara Sederhana Membuat Mail Merge di Word 2007, 2010, 2013
Kali ini saya masih akan memberikan tutorial tentang mail merge,
tetapi dengan teknik yang berbeda dan menurut saya cara yang satu ini
lebih praktis. Seperti biasa, untuk membuat mail merge, kita membutuhkan
dua file yaitu dokumen utama dan sumber data.
- Dokumen utama, merupakan satu file yang isinya merupakan naskah utama.
- Sumber Data, merupakan file yang digunakan untuk menyimpan data yang
nantikan akan dimasukan ke naskah utama tadi. Bisa menggunakan excel,
access, dll.
Pada tutorial ini saya membuat file
sumber data (source data) menggunakan
Microsoft Office Excel. Saya merasa dengan menggunakan Excel sebagai
sumber datanya pekerjaan menjadi lebih cepat, praktis, dan mudah
(mungkin karena sudah familiar dengan excel ketimbang aplikasi lain
seperti Ms. Access). Karena familiar, saya bisa:
- Lebih mudah mengontrol data dan menambah data baru
- Lebih mudah membaca data pada lembar kerja Excel, dengan begitu saya lebih mudah memperbaiki jika terdapat kekeliruan.
- Dan masih banyak lagi kemudahan lainnya.
Langkah-langkah membuat mail merge dengan data dari Excel
Biasanya saya menggunakan mail merge ini untuk membuat surat masal.
Namun pada tutorial ini, saya memanfaatkan mail merge untuk pembuatan
biodata.
Step 1: Buat file sumber datanya (source data)
Buatlah data yang kamu ingin masukkan nanti pada naskah utama. Kemudian simpan file tersebut dengan nama
sumber data atau sesuai keinginan kamu.
Step 2: Buat naskah utamanya
Buatlah dokumen master pada Ms. Word dan jangan lupa beri jarak untuk tempat menaruh data yang diinput pada excel sebelumnya.
Step 3: Menghubungkan Dokumen Master (word) dan Sumber Data (excel)
- Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients, lalu pilih Use Existing List…
2. Pilih dokumen excel yang berisi sumber data tadi.
3. Jika muncul kotak dialog
Select Table, pilihlah
lembar kerja yang berisi data untuk mail merge. Biasanya berada pada
sheet1. Namun jika kamu mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang
sheet2$. Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada
First row of data contains column headers. Setelah itu klik OK.
4. Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing tempatnya.
5. Letakan kursor di bagian
Nama, kemudian pada
Insert Merge Field klik opsi
Nama.
6. Lakukan hal serpeti itu untuk posisi data lainnya.
7. Nanti akan tampil field seperti gambar di bawah ini.
8. Untuk melihat hasilnya, klik
preview result. Gunakan
index number untuk melihat hasil pada data yang lain.
Step Akhir: Menyimpan dan Mencetak
Jika kamu ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kamu bisa menggunakan
Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.
- Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file
baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang
ada pada file excel).
- Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen.
Tambahan Penting:
Jika terdapat tambahan data baru pada dokumen excel, kamu bisa meng-
update data pada word dengan cara:
Klik
Edit Recipients List
Klik file
Data Source-nya, lalu refresh. Setelah ter-
update klik OK.
Gimana, lebih mudah kan? Semoga berguna.
Sumber : www.pintarkomputer.com
Microsoft Excel Microsoft Word
